Jeleniogórskie Centrum Informacji i Edukacji Regionalnej – Książnica Karkonoska ogłasza przetarg nieograniczony

na

dostawę i montaż nowoczesnego systemu ochrony, identyfikacji , porządkowania , wypożyczeń i zwrotu książek dla Jeleniogórskiego Centrum Informacji i Edukacji Regionalnej – Książnica Karkonoska

Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego:
Jeleniogórskie Centrum Informacji i Edukacji Regionalnej – Książnica Karkonoska
ul. Bankowa 27
58-500 Jelenia Góra
Sekretariat
w godz. 8.00 – 15.00

Oferty należy złożyć najpóźniej do dnia 29 maja 2015 r. do godz. 10.00

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 29 maja 2015 r. o godz. 10.30 w siedzibie Zamawiającego

Załączniki:

• Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia ( pdf )
• Załącznik nr 1 do SIWZ – szczegółowe warunki techniczne ( pdf )
• Załącznik nr 2 do SIWZ – oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu ( pdf  |  doc )
• Załącznik nr 3 do SIWZ – oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia ( pdf  |  doc )
• Załącznik nr 4 do SIWZ – oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej ( pdf  |  doc )
• Załącznik nr 6 do SIWZ – formularz ofertowy ( pdf  |  doc )
• Załącznik nr 7 do SIWZ – wzór umowy ( pdf  |  doc )
• Protokół / wybór oferty najkorzystniejszej ( pdf )

Zapytania oferentów:

2015-05-20

Pytanie (oryginalny dokument pdf):

Z uwagi na fakt, iż Zamawiający opublikował postępowanie przetargowe na dostawę i montaż zabezpieczenia zbiorów bibliotecznych w systemie RFID HF zasadne wydaje się aby Wykonawcy wraz z ofertą przetargową dostarczyli dokumenty potwierdzające wiedzę i doświadczenie w realizacji tożsamych systemów RFID HF w bibliotekach. Niezwykle istotne jest aby na etapie rozpatrywania ofert Zamawiający mógł zweryfikować czy potencjalny Wykonawca dostarczy system RFID HF, którego urządzenia będą kompatybilne i zintegrowane z system bibliotecznym Zamawiającego ALEPH, tak aby prawidłowo realizować funkcję całego systemu

Brak udokumentowanej realizacji systemu zabezpieczeń zbiorów bibliotecznych w technologii RFID HF w bibliotece uniemożliwi Zamawiającemu ocenę wiedzy i doświadczenia Wykonawcy w zakresie wykonania rac w środowisku bibliotecznym (a nie np. w sklepie) w technologii RFID HF a nie w technologii elektromagnetycznej czy też UHF.

1. Czy w związku z powyższym Zamawiający wymaga, aby wraz z ofertą przetargową Wykonawca dołączył referencje na co najmniej jedno zamówienie podlegające na dostawie systemu zabezpieczeń zbiorów bibliotecznych w technologii RFID HF wraz z montażem o wartości brutto co najmniej 230.000,00 zł lub na co najmniej dwa zamówienia każde polegające na dostawie systemu zabezpieczeń zbiorów bibliotecznych w technologii RFID HF wraz z montażem, każde o wartości brutto co najmniej 115.000,00 zł w pełni zintegrowane z systemem bibliotecznym ALEPH?

2. Czy w związku z powyższym Zamawiający wymaga aby integralną częścią oferty stanowiło zaświadczenie wydane przez dostawę systemu bibliotecznego potwierdzające współpracę systemu bibliotecznego z urządzeniami oferowanymi przez Wykonawcę.

3. Czy w związku z powyższym „Załącznik nr 5 – lista dotychczasowych wdrożeń na min. 100.000 wol. książek z ostatnich 3 lat”, która ma zostać dołączona do oferty przetargowej ma dotyczyć wdrożeń na dostawę systemu zabezpieczeń zbiorów bibliotecznych w technologii RFID HF z integracją z systemem bibliotecznym ALEPH, uwzględniając zabezpieczenie 100.000 woluminów etykietami bibliotecznymi RFID HF.

Odpowiedź:

Intencją zamawiającego było otrzymanie listy wdrożeń kompatybilnych systemów w technologii RFID HF w bibliotekach z ostatnich trzech lat, uwzględniającą zabezpieczenie minimum 100.000 woluminów etykietami bibliotecznymi RFID HF.

W związku z powyższym zmianie ulega zapis dotyczący załącznika nr 5. Otrzymuje on brzmienie:

„Załącznik Nr 5 – Lista co najmniej dwóch wdrożeń systemów RFID HF w bibliotekach, obejmująca okres ostatnich trzech lat, uwzględniająca zabezpieczenie minimum 100.000 woluminów etykietami bibliotecznymi RFID HF, wraz z urządzeniem do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów”.

Ponadto punkt 1 załącznika nr 1 do SIWZ zostaje rozszerzony o tekst w brzmieniu:

„Wykonawca dostarczy pisemne zaświadczenie wydane przez dostawcę systemu bibliotecznego Aleph, potwierdzające współpracę ww. systemu z oferowanymi urządzeniami”.

2015-05-21

Pytanie (oryginalny dokument pdf):

W załączniku Nr 1 do SIWZ punkt 2 urządzenie do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów, Minimalna wymagana specyfikacja sprzętowa: Zamawiający określił „drukarka pokwitowań w technologii termotransferu”.

Czy Zamawiający dopuszcza umieszczenie drukarki pokwitowań w technologii termicznej na papierze termoczułym w urządzeniu do samodzielnych wypożyczeń?

Odpowiedź:

Tak. Zamawiający dopuszcza umieszczenie drukarki pokwitowań w technologii termicznej na papierze termoczułym.

Pytanie:

W Załączniku Nr 1 do SIWZ punkt 3 bramka kontrolna dwuantenowa RFID, Minimalna wymagana specyfikacja sprzętowa: Zamawiający określił „ podstawowe informacji o pozycjach wzbudzających alarm oraz stan licznika w prostej formie dostępne bezpośrednio na panelu bramki” jednocześnie dodając w następnym podpunkcie stwierdzenie „ w przypadku wzbudzenia alarmu, informacja o wynoszonym egzemplarzu musi być dostępna na wskazanym przez Zamawiającego komputerze lub komputerach”

Czy Zamawiający wyraża zgodę aby ze względu na powtarzające się funkcjonalności w obu w/w punktach, w przypadku wzbudzania alarmu, informacje o wynoszonym egzemplarzu oraz stan licznika były dostępne wyłącznie na wskazanych przez Zamawiającego komputerach, a nie znajdowały się bezpośrednio na panelu bramki, co zakłóci nie tylko nowoczesny wygląd anteny ale i zatraci swoją funkcjonalność przez niefortunne miejsce umieszczenie owych danych. Dotyczy to także osób sprzątających, które podczas wykonywania swoich obowiązków mogą uszkodzić moduł znajdujący się na panelu bramki.

Odpowiedź:

Tak, zamawiający dopuszcza, aby informacje o wynoszonych egzemplarzach oraz stan licznika były dostępne wyłącznie na wskazanych przez Zamawiającego komputerach.

2015-05-22

Pytanie (oryginalny dokument pdf):

W odpowiedziach na pytania oferentów z dnia  20-05-2015 Zamawiający zmienił zapisy w SIWZ dotyczące wiedzy i doświadczenia na następujące:
„Załącznik Nr 5 – Lista co najmniej dwóch wdrożeń systemów RFID HF w bibliotekach, obejmująca okres ostatnich trzech lat, uwzględniająca zabezpieczenie minimum 100.000 woluminów etykietami bibliotecznymi RFID HF, wraz z urządzeniem do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów”.

Pragniemy poinformować, że w projekcie ilość dostarczonych etykiet RFID nie ma żadnego znaczenie. Nie jest ważne, czy podczas zakupu systemu RFID Zamawiający kupuje 100 szt., czy też milion etykiet RFID. Ważne jest to, czy oferowany system został dostarczony zgodnie z umową i spełniał wymagania SIWZ i kontraktu oraz czy współpracuje z systemem bibliotecznych stosowanym w danej bibliotece. Niejednokrotnie Zamawiający ze względu na ograniczony budżet rozkłada zakup etykiet na parę postępowań.
Zgodnie z Ustawą postępowanie o udzielenie zamówienia powinno być przygotowywane i przeprowadzane w sposób zapewniający zachowanie konkurencji rynkowej oraz równe traktowanie wykonawców.
Jako czyn nieuczciwej konkurencji można traktować utrudnianie innym przedsiębiorcom dostępu do rynku, w szczególności poprzez stawiane wymagań ograniczających możliwość uczestnictwa oferentom, którzy posiadają duże doświadczenie i wiedzę, a realizacja projektów nie wiązała się z dostawą takiej ilości etykiet RFID.

W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o zmianę zapisu na poniższy:
„Załącznik Nr 5 – Lista co najmniej dwóch wdrożeń systemów RFID HF w bibliotekach, obejmująca okres ostatnich trzech lat, uwzględniająca zabezpieczenie woluminów etykietami bibliotecznymi RFID HF, wraz z urządzeniem do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów”.

Odpowiedź:

Intencją zamawiającego było otrzymanie listy wdrożeń kompatybilnych systemów w technologii RFID HF w bibliotekach z ostatnich trzech lat, uwzględniającą zabezpieczenie minimum 100.000 woluminów (łącznie) etykietami bibliotecznymi RFID HF.

Biorąc pod uwagę skalę planowanego wdrożenia u Zamawiającego (zabezpieczenie 96 tysięcy woluminów), wymaganie udokumentowania wdrożeń obejmujących urządzenie do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów oraz zabezpieczenie (łącznie) 100 tysięcy  woluminów nie jest wymaganiem wygórowanym.

W związku z powyższym cytowany w pytaniu punkt nie ulega zmianie.

Pytanie:

Załącznik Nr 1 do SIWZ Zamawiający określając parametry urządzenia: Mobilne urządzenie do skontrum, odnajdywania egzemplarzy oraz porządkowania zbiorów zawarł treść:
„Funkcjonalność i wymagania sprzętowe urządzenia:
.
.
.
ergonomiczna budowa, pozwalająca na długotrwałą pracę …”

Podczas pracy przy porządkowaniu woluminu nieraz zachodzi potrzeba sczytania książek na górnych półkach regału bibliotecznego. Co wiąże się z tym, że Bibliotekarz musi stać na podwyższeniu, podtrzymując się jednocześnie drugą ręką.
Czy Zamawiający wymaga, aby urządzenie (palmtop plus antena) było zamknięte w jednej obudowie, tak aby do jego obsługi wystarczyła jedna ręka?

Odpowiedź:

Zamawiający nie wymaga, aby wskazane urządzenie miało budowę jednobryłową. Maksymalna wysokość, na której znajdują się egzemplarze, pozwala na dostęp bez dodatkowego podwyższenia. W związku z tym najistotniejsza jest ergonomiczna budowa, która umożliwi pracę z urządzeniem przez kilka godzin, bez obawy o zdrowotne dolegliwości.

2015-05-25

Pytanie (oryginalny dokument pdf):

Jako firma z wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu rozwiązań w oparciu o technologię RFID, jesteśmy zainteresowanie udziałem w niniejszym postępowaniu. Jednocześnie zwracamy się z prośbą o przesunięcie terminu składania ofert do dnia 05.06.2015 r. Prośbę uzasadniamy, brakiem możliwości rzetelnego przygotowania i złożenia oferty w aktualnie obowiązującym terminie.

Odpowiedź:

Zamawiający nie znajduje obiektywnych przesłanek do przesunięcia terminu składania ofert w postępowaniu. W związku z powyższym termin nie ulegnie zmianie

Pytanie:

Czy lista projektów (załącznik nr 5) to ma być nasze oświadczenie z wyszczególnieniem bibliotek i ilością etykiet z załączonymi referencjami?
Referencje od naszych klientów zawierają m.in. wartości projektów ale nie mamy w nich wyszczególnionej liczby etykiet.

Odpowiedź:

Oświadczenie z załączonymi referencjami będzie wystarczające.

Pytanie:

Z Państwa odpowiedzi wynika, że oferent powinien wykazać się listą co najmniej dwóch wdrożeń systemów RFID HF w bibliotekach, obejmująca okres ostatnich trzech lat, uwzględniająca zabezpieczenie minimum 100.000 woluminów etykietami bibliotecznymi RFID HF, wraz z urządzeniem do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów”.

Wydaje nam się, że taki zapis może być rozumiany dwojako:

– przynajmniej dwa projekty, gdzie występują etykiety (łącznie 100 tys) i selfcheck w każdym z projektów,

lub

– przynajmniej dwa projekty, gdzie występują etykiety (łącznie 100 tys) i selfcheck w jednym z projektów,

która interpretacja jest właściwa?

Odpowiedź:

Zamawiający uzna obydwie interpretacje za prawidłowe.

2015-05-25

Pytanie (oryginalny dokument pdf):

Zamawiający w dniu 20.05.2015 r. opublikował pytanie oraz odpowiedź dotycząca załącznika nr 5. Zamawiający wprowadził zapis: „…Lista co najmniej dwóch wdrożeń systemów RFID HF w bibliotekach, obejmująca okres ostatnich trzech lat, uwzględniająca  zabezpieczenie minimum 100.000 woluminów etykietami bibliotecznymi RFID HF, wraz z urządzeniem do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów”. Czy Zamawiający dopuszcza dostarczenie referencji opartych na technologii RFID UHF? Jedyną różnicą techniczną jaka dzieli te technologi to częstotliwość pracy (HF – 13,56MHz a UHF – 868MHz). Cały proces wdrożenia i instalacji oraz skomplikowanie urządzeń są takie same w obydwu technologiach. Posiadamy wdrożenia w technologii HF odpowiadające wymaganiom, ale od ponad 3 lat prowadzimy głównie wdrożenia w nowej technologii – UHF. Oczywiście ofertę oraz ewentualne wdrożenie systemu wykonami zgodnie z założeniami SIWZ, czyli w technologii HF, wybranej przez Zamawiającego.

Odpowiedź:

Intencją zamawiającego było otrzymanie listy wdrożeń kompatybilnych systemów w technologii RFID HF.

Zamawiający nie ma na obecnym etapie postępowania możliwości dokonania analizy przydatności wdrożeń innej technologii dla oceny doświadczenia oferenta. W związku z powyższym, zgodnie z intencją, referencje potwierdzające doświadczenie muszą obejmować systemy w technologii RFID HF.